5 astuces pour organiser votre activité juridique

L’exercice d’une activité juridique impose bien entendu d’avoir des compétences importantes dans le domaine du droit. Mais ces compétences ne peuvent pleinement s’exprimer qu’avec le développement d’un environnement favorable à la réflexion.

Dans l’exercice d’une profession juridique plusieurs éléments peuvent venir perturber la concentration et la qualité de l’analyse. Il est donc essentiel de parvenir à restreindre ces éléments perturbateurs en créant des outils spécifiques dont l’existence même va vous permettre d’améliorer vos performances.

1) Comment clarifier votre pensée

Pour clarifier votre pensée rien ne vaut les cartes mentales. Elles ont vocation à transcrire visuellement votre raisonnement sur un support informatique ou papier. L’ennui avec les cartes mentales résulte du fait que de nombreuses personnes ne savent pas de quoi il s’agit ou ne comprennent aucunement leur utilité. D’où le risque d’incompréhension de votre entourage professionnel qui peut vous prendre pour un original ou estimer que vous perdez votre temps dans des enfantillages.

Pourtant les cartes mentales ont de nombreux avantages qui peuvent s’appliquer dans différents domaines, notamment en matière juridiques où elles semblent toutefois fort peu répandues. Parmi les divers avantages des cartes mentales on peut considérer qu’elle permettent de :

• mieux comprendre un dossier,
• voir d’un seul coup d’oeil les différents éléments d’un dossier,
• se replonger facilement et rapidement dans un dossier.

Vous pouvez utiliser les cartes mentales à différentes fins, parmi lesquelles :

• pour travailler sur un dossier,
• pour avoir un support pour une réunion,
• pour avoir un support pour une plaidoirie,
• pour schématiser le cheminement d’une procédure,
• pour rédiger différents types de documents : notes, rapports, conclusions.

Concernant les logiciels pour établir une carte mentale vous pouvez recourir à des logiciels spécialisés, comme par exemple FreeMind, ou à des applications disponibles en ligne.

Si pour une raison ou une autre vous ne souhaitez pas recourir à un logiciel spécialisé vous pouvez vous rabattre sur un tableur et sur ses outils pour faire des diagrammes.

2) Comment ne rien oublier

Une activité juridique impose de respecter des délais, de travailler sur de nombreux dossiers, de faire attention aux plus petits détails, d’avoir différents interlocuteurs et d’accomplir des tâches nombreuses et variées. Dès lors les risques d’oublier quelque chose ne peuvent être exclus et il faut parvenir à diminuer ces risques en s’organisant bien.

C’est ainsi qu’il peut être intéressant de créer et de tenir à jour une liste des tâches. Avec cette liste vous allez mentionner toutes les tâches que vous devez accomplir afin de ne pas les oublier (par exemple : préparer l’envoi des conclusions avec la fin du mois, contacter tel avocat tel jour, faire le dépôt d’une marque, rédiger la lettre de licenciement d’un salarié, envoyer une formalité au greffe, etc…).

Non seulement cette liste va vous aider à ne pas oublier certaines tâches mais elle va en plus vous aider à rationaliser votre activité. En effet vous pouvez séparer cette liste en deux parties pour classer vos tâches par priorité.

La première partie va être réservée aux actions les plus urgentes tandis que la seconde partie doit concerner exclusivement les actes moins urgents ainsi que ceux qui demandent simplement un suivi (exemple : voir si l’accusé réception d’une lettre revient, vérifier si une facture du greffe arrive, etc…).

3) Comment vérifier vos dossiers

Pour certains dossiers vous allez être contraint de respecter des procédures, ainsi que des délais et de joindre des pièces particulières. Pour ne rien oublier vous pouvez créer une check-list. Cette liste de vérification permet de contrôler facilement si toutes les étapes de votre procédure sont bien respectées et si vous n’oubliez aucune pièce pour votre dossier.

Pour créer une check-list un traitement de texte peut convenir, mais un tableur peut être plus adapté. En effet il permet d’ajouter facilement une colonne à côté des différentes tâches afin de mettre ensuite un signe distinctif en face des tâches réalisées pour bien signaler que celles-ci ont été exécutées.

4) Comment suivre vos contentieux

Normalement une activité juridique doit vous conduire à gérer plusieurs contentieux. Afin d’avoir une vision d’ensemble de ceux-ci et de pouvoir les suivre facilement d’un seul coup d’oeil vous pouvez créer un tableau qui regroupe les données principales de chaque contentieux.

Ainsi vos colonnes peuvent notamment porter des renseignements sur les parties, les juridictions saisies, les dates d’audience, l’avancée de la procédure, les avocats en charge des dossiers, le montant des risques, le type de litige, etc…

5) Comment gagner du temps

Il ne sert à rien de réinventer la roue. Il existe de nombreux modèles et documents types en matière juridique et il peut être intéressant de les utiliser. Il peut s’agir de modèles gratuits ou payants et l’offre couvre de nombreux domaines du droit (modèles de contrats, secrétariat juridique pour les sociétés, droit du travail, etc…). En fonction des circonstances des adaptations de ces modèles peuvent s’avérer nécessaires.

Il arrive toutefois que des modèles types ne conviennent pas ce qui peut vous imposer de créer totalement un nouveau document. Celui-ci peut alors à son tour devenir un nouveau modèle que vous allez pouvoir reprendre pour répondre à une situation similaire qui pourrait se produire dans l’avenir.

Progressivement la réunion des modèles préexistants et des documents types que vous avez créé va constituer votre bible juridique qui peut devenir un allié puissant pour remplir votre fonction. Attention toutefois à faire une veille juridique pour pouvoir réaliser des mises à jour éventuelles.

Source : Ultimate Droit, Février 2021